緊急事態宣言により、在宅勤務によるテレワークを導入したという企業も多いことでしょう。
また緊急事態宣言の延長によってテレワークの強化や今後は定着させるという企業もあるかもしれません。
在宅勤務の仕方を指導する立場を任された方々のために、基本的なテレワークの知識をご案内します。

テレワークは、テレ（tele＝離れた所）でワーク（work＝働く）が語源です。
つまり、オフィスから離れた場所で働くということを表し、近年ではリモートワークとも言います。
ほぼ同義語ですが、日本政府がテレワークという表現を用いているため、テレワークが一般的です。

通勤時間がなくなる、子供の面倒を見ながら仕事ができる、など様々なメリットがあるテレワークですが、円滑な仕事の進め方における２つのデメリットもあります。

1．コミュニケーション不足
2．時間管理の低下

これらを解消するため、次の点に注意が必要です。

1．コミュニケーション不足

・オフィスで気軽に声を掛けあうようにメッセージのやりとりができる、チャットツールを導入
チャットツールは通常の会話と捉えて、社内から連絡がくれば、すぐにレスポンスしましょう。
そのためにも長文ではなく、会話のように短く返すことがポイントです。
必ずしも答えを返す必要はありません。「後ほど返信します」だけでも構わないので返事をしましょう。

・定例会など、これまでオフィスで行っていたミーティングをオンラインでも欠かさず実施
これに加えて、テレワーク導入当初は毎日定時にチーム全員が音声で会話ができる時間を設けると良いでしょう。
文字だけでは相手の感情や緊急度を正しく把握することは難しく、誤った判断をしてしまう可能性が増します。
音声で会話をすることで、これらのミスコミュニケーションを防ぐことができます。
離れた場所にいるからこそ、一緒に働くチームメンバーと言葉を交わす時間を積極的に設けることが大切です。

・意識して雑談をする
会議では仕事の話ばかりになりがちですが、天気や最近の出来事など、いわゆる雑談を行うことで在宅勤務によるストレスの低減につながります。

2．時間管理の低下

・始業時と終業時に直属上司、あるいはチームメンバーにメールで連絡
これに加えて新入社員はまだ、時間配分が上手くいかないことも考えられるため、上司・トレーナー・本部などいずれかに昼休憩の前後にもメール連絡させる企業も多いです。
上司はこうしたメールをもとに勤務時間が適正かどうかを確認します。

・勤務予定の共有
一緒に働くチームメンバーが、在宅勤務中であるのか、必要に応じてオフィスに出勤しているのか、休暇を取っているのか、がわかるようにしておきましょう。
方法は様々あります。夕会で翌日のスケジュールを共有するもよし、パソコン上でデータ管理するもよし。
わざわざ他のメンバーに確認をしなくても良いようにしておく必要があります。

・勤怠管理ツールを導入
勤怠管理ツールを導入することで、どの社員が、いつ勤務していたかを正確に把握することができます。
最近はIT技術の進化により、指紋認証や生体認証を利用したタイプのものなら、コンプライアンスの順守にもつながります。

いかがでしたでしょうか。
ただ単に自宅で各自の仕事を行うのではなく、会社としてテレワークをスムーズに導入するためのルールづくりが必要です。

次回のコラムでは、実際に自宅でテレワークを行うために必要なことをご紹介します。

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