テレワークの時こそ、コミュニケーションを円滑にするためにもチャットツールやオンラインミーティングでの積極的な情報発信が必要であることは伝えました。
しかし、そのためにビジネスチャットやメールには仕事だけでなく雑談も含めた膨大な数のメッセージが流れてきて、返信に追いつかない状態にあるという人も出てきているようです。

社内連絡の際は次の５つの点について気を付けましょう。

1．基本は結論から書く
2．簡潔に書く
3．誰が読んでもわかるように書く
4．グループチャットでは全員宛てなのか、個人宛なのかを明確にする
5．緊急性や重要性の高い場合はその旨を伝える

1．基本は結論から書く

最期まで読まないと何が伝えたいのかわからない、というのでは時間がかかってしまいます。
業務に関する内容であれば、まずは結論から書きましょう。
ただし、結論のみではドライな印象を与えることもあるため、経緯や詳細、理由も忘れずに説明しましょう。
また内容が雑談の場合は結論から話す必要はありませんし、相手の話に反論したい場合も結論から話さず論点を先に述べる方法もあります。
常に結論から書くのではなく、内容に合わせて臨機応変に対応することも忘れずに。

2．簡潔に書く

たとえ結論から書いたとしても、その後に続く経緯や詳細、理由といった説明文が長ければやはり時間がかかってしまいます。
常に簡潔に書くことを心掛けましょう。
そして、届いたメッセージに対して、すぐにリアクションもしくは返信を行うことでコミュニケーションがスムーズに取れます。

3．誰が読んでもわかるように書く

簡潔に書くことは重要ですが、言葉が足りず、内容について確認を取る必要があれば本末転倒です。
また、一部の人にのみ理解できるような表現は、チームメンバーの雰囲気を悪くするケースもあります。
言葉は簡潔ながらも、誰が読んでもわかるように書くことが大切です。
なお、社外への連絡では絵文字はビジネスマナーとしてNGですが、チャットであれば絵文字を使っても問題ないとしている企業は多いです。
特にチャットでは短い言葉のやり取りが中心になるため、ぶっきらぼうに感じさせないように絵文字を効果的に使ってみましょう。

4．グループチャットでは全員宛てなのか、個人宛てなのかを明確にする

グループチャットの場合は大量のメッセージが届くことも考えられます。
どなた宛てのメッセージかわからなければ、全てに一言返事をする必要が出てしまいます。
「皆さん、確認お願いします」
「○○さん、対応をお願いできますか」
「○○さんと○○さんにお知らせです」
という具合に対象者を明確にしておきましょう。

5．緊急性や重要性の高い場合はその旨を伝える

対面であれば表情や言葉から緊急性や重要性の度合いがわかるかもしれませんが、チャットやメールでは言葉がないとわかりません。
緊急や重要な案件はしっかりと言葉にして伝えましょう。
ただし、緊急を多用すると、本当に緊急な場合に気付いてもらえません。重要も同様です。
たくさん緊急や重要な案件がある場合は優先順位を付けて、伝えるようにしましょう。

最期に、社内連絡とはいえ四六時中、チャットやメールを送るのはマナー違反です。
基本的には早朝や夜間は避けて連絡を行いましょう。
また、勤務時間内も「この時間は集中して仕事に取り組みたい」という場合には、
「□□に取り組むので、○時までチャット確認できません」など宣言すると良いでしょう。
このようなチャットが届いたら、宣言した人への連絡は極力遠慮するというルールができていれば仕事の円滑さも増しますね。

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