以前からオンライン会議やテレビ会議を導入していた企業は多いことでしょう。
今後はますます増えていくことが予想されます。

対面での会議とは異なる、気を付けておく２つのことを確認しておきましょう。

①対面での会議に比べて、補足説明を丁寧に行う
②ファシリテーターが全体進行を担当する

では具体的にご説明します。

①対面での会議に比べて、補足説明を丁寧に行う。

例えば資料を確認している場面を想定してください。
同じ会議室で話している場合は、マウスやレーザーポインターで「ここが」と一言で資料を指し示すことができますが、オンラインでは遅れがちで同期しません。
どの部分を言い表しているのか、聴き手が理解できるように「上の表の、左から3番目」というように言葉での補足説明を丁寧に行いましょう。
また、対面の会議でも大切なことですが、資料を使って行う会議では事前にファイルを共有して、目を通してもらうと理解がしやすく良いでしょう。

②ファシリテーターが全体進行を担当する

同じ部屋にいれば2人同時に話していても、聞き取って理解できる場合もあります。
しかし、オンライン会議の場合は同じスピーカーから同時に音が出るため、理解が困難です。他の人が話しているのに、かぶせて質問をしたり話し始めたりすると、全く聞き取れなくなります。
そのため、基本はファシリテーターが「次、○○さんお願いします」など、発言を順番に促すと良いでしょう。
発言を促されていない場面で話したい時には、他の人が話し終えてひと呼吸置いてから重要なことは話すようにしましょう。
また、発言していない時には音声をミュートにしておくことも大切です。

いかがでしょうか。ごく簡単な点ですが、これらを気を付けることで格段にオンライン会議がスムーズに進行しますよ。

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